Como trabalhar remotamente de forma colaborativa

Depois que escrevi sobre minha atuação como consultor de comunicação sem “respeitar” diferenças geográficas, algumas pessoas me perguntaram, na prática, como faço isso. Na verdade, muitas vezes brinco dizendo que não trabalho em casa, mas durmo no trabalho.

Para quem quer saber mais sobre o assunto, o Webdesign Depot  produziu um guia sobre como trabalhar à distância colaborativamente. Mostro algumas das ideias abaixo, bem como complemento com algumas práticas minhas.

O primeiro passo é construir a confiança mútua. Reuniões via Skype ou telefone podem ser úteis.

Se optar pelo vídeo, não esquecer de se vestir apropriadamente, bem como estar num local que lembre uma atuação profissional (mesmo que seja na sua residência). Outra tática é envolver o cliente no processo, para que ele se sinta ouvido, colaborando no trabalho.

Depois da prospecção, não inicie logo as atividades. Não esqueça de ter um contrato assinado, com texto claro, que diga quais são as obrigações e responsabilidades de cada parte. Você tem de estipular o número de revisões do cliente. Do contrário, pode estar dando boas vindas ao retrabalho, estouro de orçamento, prazos dilatados etc.

É necessário também estipular os prazos do projeto (e das etapas). Não apenas seus, mas também dos clientes (aprovação, envio de materiais etc.) Se houver atraso, muitos contratantes esquecem que demoraram a remeter o que foi acordado, mas lembram-se de cobrar o material final. Por isso, deixe claro que a protelação da entrega pode refletir em mais custos.

Por outro lado, seja criativo. Busque soluções alternativas. Muitas vezes, o cliente pode prometer, mas não cumprir (envio de imagens, informações etc.) Procure na internet, por exemplo. Ganhará pontos.

Outro detalhe importante é não atrelar sua atividade a outra demanda (exemplo: você fez os textos, mas outro profissional ficou responsável pelo design). Pagamentos e prazos devem ser distintos, a não ser que seja contratado para desenvolver todas as etapas do projeto.

Como o contato será feito de forma virtual, tome cuidado com a comunicação. Evite ser direto demais, bem como não inunde o cliente com mensagens repetitivas. Eu utilizo relatórios (semanais ou quinzenais) que lembram o andamento das atividades e solicitando feedbacks do que está sendo feito. Deixe claro o que já foi feito e, caso seja aprovado, informe que está partindo para outra etapa. Seja pró-ativo, é melhor do que ser cobrado. Ademais, permite que você se organize melhor.

Também seja acessível. Responda prontamente e-mails e fique disponível no horário comercial.

Guarde todos as mensagens trocadas (vai por mim, garante a sua segurança). Se possível, peça automaticamente a confirmação de e-mail (já me evitou bastante confusão, no estilo “não recebi tal e-mail”, “não foi o que combinamos” etc.). Caso não receba resposta, envie novamente. E, se notar que a comunicação está truncada, ligue para ele.

O ideal seria utilizar ferramentas on-line, desde gerenciamento de projetos (Basecamp) até suíte de aplicativos (como o Google Docs). Todavia, a maioria dos clientes vai utilizar apenas o e-mail mesmo, até por pouca vivência desses aplicativos on-line. Seja cético mesmo quando eles prometem que vão utilizar esses recursos. Muitos aderem no início e vão abandonando com o tempo.

Pode parecer que as dicas dadas são mais vantajosas para os contratados, mas são tão relevantes quanto para os contratantes (no texto Home Office Agora é Lucro! há mais vantagens para os clientes). A maioria deles está envolvida em outras atividades, até porque muitas das demandas solicitadas não fazem parte do seu core business. Por isso, se ele está tercerizando determinada atividade, é melhor também que você assuma as rédeas do projeto.

Teria mais alguma dica? Compartilhe nos comentários.

Veja também
50 aplicativos para freelancers

Imagem via Flickr de DarthNick

About these ads

Uma resposta em “Como trabalhar remotamente de forma colaborativa

  1. Pingback: O futuro do trabalho « Charles Cadé

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s